Inscannen van de post

Dagelijks komt er een enorme hoeveelheid post binnen bij de meeste OnView gebruikers. Om ditOnviewDAbestel allemaal digitaal te kunnen lezen en archiveren hebben wij OnView digitaal archief ontwikkeld. U kunt dan een stapel post in uw scanner leggen en middels de scanknop naar een map op uw PC scannen. De OnView Postkamer, die geinstalleerd staat op uw PC, leest deze scanmap uit en zorgt ervoor dat die bestanden beschikbaar zijn in OnView wanneer u op de verzendknop drukt. In OnView komen deze pdf-bestanden binnen als ongelezen post.

E-mails en bijlagen

Tegenwoordig wordt een groot deel van de post middels e-mail verstuurd. Wanneer u Microsoft Outlook gebruikt beschikt u met Digitaal Archief ook over de mogelijkheid om e-mails en bijlagen naar OnView te verzenden zodat ook deze gearchiveerd kunnen worden (m.u.v. Office 365).

Lokale bestanden

Ook het reeds aanwezige archief op uw PC kan met mappen tegelijk naar OnView verzonden worden. Dit kunt u doen via het programma OnView postkamer.

Beginnen met Digitaal Archief

Wanneer u OnView Digitaal Archief wilt gaan gebruiken kunt u hiervoor het bestelformulier invullen. Wij zorgen dan dat de database voor de documenten aangemaakt gaat worden. U krijgt dan een link naar de OnView Postkamer applicatie die u op uw PC kunt installeren. U hoeft enkel nog de scanmap in te geven en u kunt beginnen met de postverwerking.

Upload naar OnView

Wanneer de post verzonden is naar OnView vanuit de Postkamer komen deze als ongelezen bestanden binnen in het hoofdmenu--> Digitaal Archief. Daar worden de ongelezen poststukken doorgekeken via de duidelijke preview en kan er bepaald worden wat de vervolg acties zijn. Afhankelijk van het poststuk kan er een actie of notitie aangemaakt worden. Het poststuk kan vernoemd worden en aan een geadresseerde en dossier gekoppeld worden.

Filteren en terugzoeken

Via het filtermenu kan zowel gelezen als ongelezen post terug gevonden worden. Er kan op titel en op inhoud gezocht worden door gebruikmaking van tekstherkenning.
 
 

Social Media